ひとつのセルに書かれている氏名を分けたい
Excelで氏名データを扱う機会は多いです。
従業員リストや参加者リストなど、氏名データはあらゆる場面に用います。
氏名のデータが一つのセルにまとまって入力されている場合、苗字と名前を分けたい場合もあると思います。
数個のデータであれば、ひとつひとつ修正して入力する方法もありますが、数百といった大量のデータの場合、その作業だけでかなりの時間を要します。
こうした場合に活用したいのがExcelの関数機能です。
氏名データを苗字と名前に分ける方法
用意したデータ
今回は以下のような社員リストのデータを用意しました。
氏名データは苗字と名前が半角スペースを介してひとつのセルに入っています。
このデータから関数機能を使って2つのセルに分けていきます。
下準備として、氏名欄の隣に苗字と名前を記載する列を用意しておきます。
文字列操作に使用する関数
今回使用するExcelの関数は「LEFT関数」「RIGHT関数」「FIND関数」「LEN関数」です。
数は多いですが、文字列操作用のシンプルな関数ばかりです。
- LEFT関数：指定した文字数だけセルの左端から抽出する関数
- RIGHT関数：指定した文字数だけセルの右端から抽出する関数
- FIND関数：指定した文字が文章の何文字目かを判別する関数
- LEN関数：文字列の長さを数値で求める関数
使っていれば自然に覚えるので、特にメモする必要はありません。
苗字の抽出
まずは「LEFT関数」と「FIND関数」で氏名から苗字を抽出してみましょう。
苗字の一番上のセルに下記のように記載します。
=LEFT(D3,FIND(" ",D3))
関数の中身は「FIND関数」で半角スペースを検索し、見つかった文字数まで左端から「LEFT関数」で抽出するというものです。
FIND関数を用いた半角スペースはダブルクオーテーションを用いて「” “」と記述します。
これで苗字を取り出すことができました。
名前の抽出
続いて氏名から名前を抽出します。
名前の一番上の列に以下のように記述します。
=RIGHT(D3,LEN(D3)-LEN(E3))
関数の中身は、氏名の文字数から苗字の文字数だけ引いた分を表示するというものです。
これで名前を表示することが出来ました。
あとは苗字、氏名をオートフィル機能で一気に取り出すことが可能です。
ひとつひとつ手入力することなく、関数で一気に苗字と氏名を別々のセルに分けることが出来ました。
本記事で紹介した方法は一例であり、この他にも姓名を分ける方法はあります。
いろいろな関数を試してみて、使いこなせるようになると業務の高速化が可能になります。
まとめ
Excelの関数を使って氏名データから苗字と名前を分ける方法を紹介しました。
- 氏名データから苗字と名前を分けるには関数が便利
- LEFT関数とRIGHT関数は指定した文字列を抽出する関数
- LEN関数、FIND関数を上手く組み合わせることで任意の文字列を表示できる
関数の使い方に慣れたらぜひVLOOKUP関数もマスターしましょう。
