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Wordでの長文を効率よく管理する
文書作成の目的にはさまざまなものがありますが、時には数万字をこえる長大な文章を作成することもあるでしょう。
報告書や説明書、学生であれば卒業論文など。
数百ページの文章に写真やグラフなども記載するとファイルサイズがかなり大きくなってしまうことがあります。
ファイルを軽くしスクロールの手間を省くために各章ごとにファイルを分けるのは効率的な方法です。
しかしバラバラになった文章に対してどうやって目次を作るのか。
膨大なページ数に対して目次を手入力していては余りにも時間がもったいない。
今回は複数のWordファイルに対して目次を一括で作成する方法をご紹介します。
複数のWordファイルをまとめて目次を作成する
次の4ステップで紹介します。
- 各章のファイルを用意する
- ファイルを1つのフォルダにまとめる
- フィールドを挿入する
- 目次を自動作成する
各章のファイルを用意する
サンプルとして次のようなWordファイルを用意しました。
各章のファイルを用意する段階で重要なのは、きちんと見出しを設定することです。
2章以降は番号の設定から開始番号を調整しておきましょう。
ページ番号も同様です。
見出しがそのまま目次に反映されるので、レベルも整えておきましょう。
各文章を1つのフォルダにまとめる
フォルダの場所はPCやサーバ内のどこでも構いませんが、各ファイルは1つのフォルダにまとめておきましょう。
ファイルの場所が変わってしまうと正しく目次が表示されず、エラーメッセージが表示されます。
フィールドを挿入する
目次のファイルを開きます。
「挿入」から「テキスト」グループの「クイックパーツ」、「フィールド」を選択します。
フィールドの種類は「RD」を選択し、「フィールドプロパティ」にはファイル名を記載します。
フィールドオプションの「現在の文書の相対パス」にチェックを入れておきましょう。
「OK」を押して完了です。
フィールドは「編集記号」に含まれるので、フィールドの挿入が完了してもすぐには表示されません。
「ホーム」の「段落」グループにある「編集記号の表示」をオンにすることで表示されます。
こうして各章をフィールドとして挿入します。
目次の自動生成
各章のフィールドの挿入が完了したらWordの機能を用いた目次の自動生成をおこないます。
「参考資料」から「目次」グループの「自動生成の目次1」を選択してみましょう。
目次が表示されました。
RDフィールドによってリンクされた各章の見出しが目次として一覧で表示されています。
自動生成の目次の強みとして、後々見出しを変更しても目次の「フィールドの更新」で一瞬で対応できることが挙げられます。
ページ番号の更新も同様です。
無駄な手間を省き文書作成を効率化しましょう。
まとめ
複数のWordファイルをリンクさせた目次を自動生成する方法を紹介しました。
- 長いWord文章はファイルを分割すると管理しやすい
- 各ファイルは1つのフォルダにまとめて見出しを設定する
- フィールドを挿入することで各ファイルがリンクされ目次が自動生成できる
本サイトではWordの表位置設定についても紹介しています。
