Excel内にPDFファイルのハイパーリンクを自動的に作成する方法【hyperlink関数の使い方】

Excel内にPDFファイルのハイパーリンクを自動的に作成する方法【hyperlink関数の使い方】

Excel内にPDFのハイパーリンクを挿入する

Excelで管理台帳を作成する機会は多いと思います。

何かの書類一覧を管理台帳にまとめたとき、そのExcel内からワンクリックで書類が閲覧出来たら便利です。

その機能がハイパーリンクです。

ハイパーリンクの挿入は簡単ですが、対象となる書類が多いとき、ひとつひとつリンクを作成するのは非常に手間がかかります。

そんな場合、対象となるフォルダが指定されていれば、ある関数と組み合わせて自動的にハイパーリンクを作成することができます。

hyperlink関数が使いこなせるとかなり便利ですので、ご紹介いたします。

Excelでハイパーリンクを挿入するには

今回は次のような見積書管理台帳を用意しました。

こちらの管理台帳から、ワンクリックで見積書のPDFが開けるようになることがゴールです。

まずは関数を用いない通常の方法でハイパーリンクを挿入してみます。

対象となるフォルダから、Shiftキーを押しながらファイルを右クリックし、「パスのコピー」を選択します。

コピーしたパスをExcelの該当セルに貼り付けます。

Enterキーを押すとファイルのハイパーリンクが挿入されます。

ハイパーリンクの挿入ができました。

ただし、この方法では問題があります。

「ひとつひとつのファイルを選択しては貼り付ける」という手間のかかる作業が必要になります。

「パスのコピー」ではなく、「挿入」タブの「ハイパーリンク」を用いた場合も、同様の問題があります。

ファイルが数個であれば大丈夫ですが、数十種類・数百種類のファイルが存在する場合は非常に大変です。

その場合に便利なのが「hyperlink関数」を使って自動的にハイパーリンクを挿入する方法です。

hyperlink関数を使ったハイパーリンクの挿入

まずは前提条件です。

  • 開きたいファイルがひとつのフォルダにまとまっている
  • ファイル名にルールが決まっている

以上のような条件が満たされているとき、hyperlink関数は真価を発揮します。

今回開きたいファイルは以下のようなファイル名のルールがあるものとします。

「見積書」+「_(アンダーバー)」+「見積書No.」

まずはフォルダパスをどこかのセルに貼っておきます。

このとき、フォルダパスの最後は「¥」マークにしておきましょう。

ここでhyperlink関数を用います。

引数は次の通りです。

hyperlink(リンク先,[別名])

[別名]は後述します。

hyperlink関数の引数にリンク先を指定します。

今回は以下のように記述します。

=HYPERLINK($F$2&"見積書_"&D5&".pdf")

フォルダパスを「&」で繋いで表記させ、最後に”.pdf”を追記しているのがポイントです。

これでリンクが挿入されました。

オートフィルで一気にリンクの生成が可能です。

生成されたリンクをクリックすると、正しく見積書のファイルが表示されました。

ひとつひとつパスをコピーしなくても、自動的にハイパーリンクが挿入できるようになりました。

ハイパーリンクの表示名を編集する

せっかくhyperlink関数を使用したので、リンクの表示をわかりやすく編集してみましょう。

前述した第2引数の[別名]を使用し、以下のように記述します。

=HYPERLINK($F$2&"見積書_"&D5&".pdf","見積書_"&D5&".pdf")

ハイパーリンクの表示名がスッキリしました。

管理台帳が綺麗にまとまっていると、作業の手間が少なくなって良いですね。

まとめ

HYPERLINK関数の使用方法をご紹介しました。

  • ハイパーリンクの挿入を自動的に行うにはhyperlink関数が便利
  • 使用条件はフォルダパスとファイル名のルールが決まっていること
  • 表示名を編集することで綺麗な管理台帳になる

また、基本的な関数としてVlookup関数の使い方をマスターしておくと便利です。

本サイトでは誤記があってもVlookupで参照する方法複数条件で検索する方法なども紹介しています。

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