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PowerPointは仕上げが命
プレゼンテーション作成においてデザインスキルが出来を左右することは言うまでもありませんが、スキルの高い低いにかかわらずに細部までこだわることでクオリティを上げることができます。
その代表例として本記事では仕上げ作業において重要かつ簡単に修正可能である「行間」および「改行位置」について取り上げます。
プレゼンテーション作成に時間がなかったとしても、この2点を修正するだけであれば一瞬で済みます。30スライド程度であれば、わずか3～5分で済みます。
裏を返せば、この3～5分にこだわるか、こだわらないかによって全体のクオリティが大きく左右されるのです。
改善前のスライド例
まずはこちらのスライドをご覧ください
プレゼンにおいてよく見かけるような箇条書き＋写真の構成になっています。
今回はスライドの内容及び詳細なデザインについては言及しません。
あくまで「行間」「改行位置」のみ修正します。
さて、どこが修正箇所かわかりましたか？
改行位置のずれを修正
まず気になるのは箇条書きの2行目にあるこの段落です。
こちらの段落では「収納BOXに入りきらない洗濯物が」という行と、その次の「BOXの上に散らかっていた」という行の先頭位置が一致していません。
これは自然な改行をせずに改行を入れてスペースで空間を空けたために発生する現象です。
このパターンであれば無駄なスペースと改行をDeleteしてあげることで修正可能です。
可読性の高い改行位置
続いて気になるのは最後の段落です。
こちらは「各段にジャンル分けをして収納し」までが1行目、2行目に「た」のみが配置されています。
観衆の視線の動きを考えてみましょう。
プレゼンテーション会場の大きなスクリーンに映し出されたこのスライドを読むとき、いったん端まで視線を動かした後、2行目の「た」という1文字を見るためだけに視線を先頭に戻す必要があります。
こうしたほんのわずかなムダがスライドのクオリティを下げてしまう原因となります。
改行位置で気を付けるポイント
- 1～2文字程度だけで改行しないこと
- 単語の途中で改行しないこと
まずはこの2点に気を配ります。
2種類の改行を使い分ける
PowerPointにおいて改行は2種類あることをご存じでしょうか。
使いどころを誤ると非常に読みにくくなることがあります。
Enterのみで改行した場合
こちらが失敗例です。
PowerPointの箇条書きをただEnterキーで改行すると、新しい段落として認識されて行頭記号が追加されてしまいます。さらに行間も広がります。
そしてさらにこのミスを修正しようとして起きるミスがこちらです。
上記のミスを直そうとして発生するミスの例です。行頭記号をDeleteしてスペースを追加すると上図のように文章の先頭が揃わなくなり、行間も広いままになってしまいます。
これは本記事で最初に修正したミスの例につながります。
ミスはこうして発生していたのです。
Shift+Enterで改行した場合
箇条書きにおける正しい改行方法は「Shift+Enter」です。
この場合は行頭記号が追加されることもなく、先頭位置も揃います。
改行位置がスッキリして行間もキレイに分けることができました。
この要領でスライド全体を整えた結果がこちらです。
修正前よりかなり可読性が高くなりました。
改行位置と行間を意識するだけでスライドは変わります。
わずか数分で修正可能なこの作業を知っているか知らないかによって印象は大きく変わります。
一流の仕事術としてぜひ実践してみてください。
まとめ
- PowerPointの改行方法は2種類！EnterとShift+Enterを使い分けろ！
- 単語の途中や1～2文字程度だけで改行しないこと！
- スライドの仕上げ作業として最後の数分で上記2点をチェックしろ！
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