ドロップダウンリストとは
ある項目の中から一つを選んでデータ入力する場合、リストから選択できると便利です。
Excelでは下図のようなリストが使えます。
ドロップダウンリスト、またはプルダウンリストと呼びます。
この記事ではドロップダウンリストの作成方法を紹介します。
また、既にリストが設定されている場合の編集方法についても併せて紹介します。
ドロップダウンリストの設定方法
使用するデータ例として簡単な社員リストを用意しました。
「所属」を一覧から選択できるように設定します。
項目一覧の表は社員リストの横に記載しました。
データの入力規則
まずはリストを設定したいセル、すなわちデータ入力先を範囲選択します。
続けて「データ」タブから「データの入力規則」を選択します。
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。
ここで「入力値の種類」の一覧から「リスト」を選択します。
「元の値」という欄が追加されます。
元の値の右端にある上矢印ボタンを選択します。
項目一覧の選択画面に移ります。
ドロップダウンリストに入れたい項目一覧をドラッグで範囲選択します。
「元の値」に「=$G$3:$G$6」と表示されました（自動的に絶対参照になります）。
これでリストの項目が設定されました。
「OK」を選択してリストの完成です。
設定したドロップダウンリストの確認
設定したドロップダウンリストを実際に使って確認します。
リストが設定されたセルを選択すると下三角が表示され、クリックで項目一覧が確認できました。
データの入力規則設定時に範囲選択していたセル全てに反映されています。
「所属」を手入力しなくても選択だけで簡単に入力できるようになりました。
リストの項目を編集したい場合
ドロップダウンリストの項目を追加、削除など編集したい場合も基本的に流れは同じです。
例えば下図のように「企画部」という新たな項目が増えたものとします。
社員も一人増えました。
例としてこの社員に「企画部」を設定してみます。
まずはデータ入力先を範囲選択します。
「データ」タブから「データの入力規則」を選択します。
「選択範囲には、データの入力規則が設定されていないセルが含まれています。データの入力規則をそれらのセルに適用しますか？」
というポップアップが表示される場合があります。
これはデータの入力先の選択範囲が増えたためです。
範囲を広げて適用したいので「はい」を選択します。
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されたら、「元の値」から上矢印ボタンを選択します。
リストにしたい項目一覧を範囲選択します。
今回は「企画部」というセルG7にある項目が追加されたため、選択範囲が「$G$3:$G$6」から「$G$3:$G$7」に変わりました。
ダイアログボックスに戻り、「OK」で完了です。
新しい項目として「企画部」が選択できるようになりました。
ドロップダウンリストはExcelの基本的な機能であり非常に便利です。
打ち間違いによる入力ミスを防ぐことができるメリットもあります。
使いこなせるようにしておきましょう。
まとめ
Excelでドロップダウンリストを作成・編集する方法を紹介しました。
- ある一覧の中からデータを入力する場合はドロップダウンリストが便利
- 「データの入力規則」からドロップダウンリストが作成できる
- 項目を編集するときは項目一覧の選択範囲を変更する
