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Excelの印刷ミス
Excelは数多くの書類作成に用いられますが、印刷時のミスでコピー用紙が無駄になってしまう事例をよく見かけます。
資料の一部だけが2枚目にはみ出してしまったり、印刷するつもりのなかった部分まで余計に印刷されてしまったり。
こんな場合にセルの幅をひとつひとつ調整して用紙サイズに合わせるのは大変です。
Excelの機能を用いることで素早く確実に用紙1枚に収めることが可能です。
印刷範囲の設定
下図のようなアンケートを用紙1枚に印刷するとします。
印刷プレビューを確認する
まずは「印刷プレビュー」の画面を確認することが大事です。
印刷プレビューは「ファイル」タブから「印刷」を選択したときに表示されます。
このまま印刷しようとすると右端と下端が用紙からはみ出してしまいます。
ページ番号が「1/4」と表示されているので、印刷すると計4枚の用紙を使用してしまいます。
ミスプリントを増やさないために印刷する前に必ず印刷プレビューのページ番号を確認しましょう。
これはExcel以外のソフトウェアを用いる場合も同様です。
シートを1ページに印刷
最も簡単な方法は印刷プレビューの画面で「シートを1ページに印刷」を設定することです。
印刷プレビューの「拡大縮小なし」と表示されている箇所をクリックします。
続けて「シートを1ページに印刷」を選択します。
これで右端と下端のはみ出していた部分が無くなり、用紙1枚に印刷することが可能になりました。
シートを1枚に印刷する場合の注意点
シートを1枚に印刷する機能は便利ですが、注意点もあります。
「意図していない部分まで全てを1枚に集約してしまう」ことです。
例として、下図のようにアンケートの下にちょっとしたメモを記入していた場合を挙げます。
この状態で印刷プレビューから「シートを1枚に印刷」を選択すると、メモの部分まで1枚に集約して印刷しようとして全体が小さくなってしまいます。
メモを消去しても解決しますが、大事なメモの場合もあります。
この場合はメモを消さずに「印刷範囲の設定」を行いましょう。
印刷したい範囲を囲んだ状態で「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」から「印刷範囲の設定」を選択します。
これでメモは印刷範囲外になりました。
改ページプレビューから印刷範囲を設定
印刷プレビュー以外でも印刷範囲の設定は可能です。
ページ右下のボタンで「改ページプレビュー」に切り替えます。
印刷範囲が青枠で表示されています。
青枠をドラッグ＆ドロップで動かすことで印刷範囲が編集できます。
印刷したい範囲を指定することができました。
青枠の外にあるグレー部分は印刷範囲外となるので、余計なメモがあっても印刷されることはありません。
改ページプレビューを閉じる場合は2つ左隣の「標準」ボタンを選択します。
まとめ
Excelの印刷方法について紹介しました。
- 印刷前に必ず印刷プレビューのページ番号を確認する
- 「シートを1ページに印刷」で
- 本文の外にあるメモに注意する
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