Excelのデータ検証機能
入力ミスやデータ間違いは業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。
人間誰しもミスをするものですが、ミスをカバーできる機能をExcelは有しています。
Excelの「データ検証機能」を活用することで、ミスを未然に防ぐことが可能です。
本記事では経費上限額をこえる支払いを例として、データ検証機能を紹介します。
データ検証の使い方
データ検証機能はセル入力時に指定した条件に沿っているかチェックする機能です。
検証条件に加えてエラーメッセージの内容もカスタマイズが可能です。
データ例
今回は例として次のような経費報告書を用意しました。
「1件あたりの経費上限は30,000円」と注意事項が書かれています。
例ではNo.4の宿泊費が「35,000円」であり、規定をこえています。
条件に合わない入力を不可能にした上で、注意を促すエラーメッセージを表示させることを目標とします。
データ検証のルールを設定
データ検証をおこなうセルを選択した状態で「データ」タブから「データツール」内の「データの入力規則」を選択します。
「データの入力規則」ダイアログボックスが開きます。
「設定」タブで指定する項目は次の3点です。
- 入力値の種類：整数
- データ：次の値以下
- 最大値：30000
エラーメッセージの設定
続けて同ダイアログボックスから「エラーメッセージ」タブを選択します。
入力個所は次の1点です。
- エラー メッセージ：※1件あたりの上限は30,000円
正しく入力したら「OK」を選択します。
これで選択したセルにデータ検証機能が反映されました。
テスト
データ検証が正しくおこなわれていることを確認します。
経費報告書のNo.4:宿泊費を打ち込みEnterを押した瞬間、次のポップアップが表示されました。
データの検証機能を編集しない限り、30,000円をこえる支払いが入力できなくなりました。
今回の条件は「次の値以下」に設定したため、No.1の接待交際費30,000円はエラーにはなりません。
仮に「次の値より小さい」に設定するとエラーとなります。
条件は自由に設定できるため、希望に沿った条件を正しく選択しましょう。
まとめ
本記事ではExcelのデータ検証機能について紹介しました。
- データ検証機能で入力ミスや間違いを防止できる
- データの入力規則で条件を指定する
- エラーメッセージも自由に設定できる
