ビジネスでのOutlookメールに必要不可欠な【フォルダー振り分け設定】機能を使いこなして業務効率化

ビジネスでのOutlookメールに必要不可欠な【フォルダー振り分け設定】機能を使いこなして業務効率化

Outlookメールにおけるフォルダー振り分けの必要性

日常業務でメールを一日に数十件、数百件と処理する方も多いでしょう。

多すぎて重要な内容のメールが埋もれてしまった、などというミスは厳禁です。

大量のメールを処理するために必要不可欠な機能が「フォルダー振り分け設定」です。

フォルダーを適切に分けて管理することでメールの見落としを防ぐことができます。

Outlookメールでのフォルダー振り分け設定方法について解説します。

Outlookのフォルダー振り分け設定方法

まずはフォルダーを作成し、続いて振り分けルールを設定します。

振り分け用フォルダーの作成

Outlookの「フォルダー」タブから「新しいフォルダー」を選択します。

「新しいフォルダーの作成」ダイアログボックスが表示されます。

今回は例として「協力工場さん」というフォルダー名を作ります。

「名前」の項目に「協力工場さん」と入力し、右下の「OK」をクリック。

受信トレイの内部に「協力工場さん」というフォルダーが作成されました。

まだ振り分けルールを設定していないので、フォルダー内は空っぽです。

フォルダー振り分けルールの設定

続けて振り分けルールを設定します。

ルールは差出人・件名・宛先などで自由に作成することが可能です。

今回は特定の差出人の場合に「協力工場さん」フォルダーへ振り分けるというルールを作成します。

まずは受信トレイから差出人を選択した状態で「ホーム」タブから「移動」、「ルール」、「仕分けルールの作成」と続けて選択します。

「仕分けルールの作成」ダイアログボックスが開きます。

今回は差出人をルールに設定するので「差出人が次の場合:」で正しく相手が選択されていることを確認してチェックを入れます。

続けて「実行する処理」として「アイテムをフォルダーに移動する」のチェックを入れて別のポップアップを開きます。

「仕分けルールと通知」ダイアログボックスが開きます。

先ほど作成した「協力工場さん」のフォルダを選択し、次いで「OK」をクリック。

「仕分けルールの作成」ダイアログボックスに戻ります。

フォルダーが正しく選択されていることを確認し「OK」をクリック。

「仕分けルール○○が作成されました(○○は差出人の名前)」と表示されます。

「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」のチェックを入れておくと、ルール作成前に届いたメールもすべてフォルダーに反映されます。

メッセージを確認後に「OK」をクリック。

受信トレイに戻り「協力工場さん」のフォルダーを確認すると正しくメールが振り分けられていました。

これでOutlookメールのフォルダー振り分け設定は完了です。

まとめ

Outlookメールのフォルダー振り分け設定について解説しました。

ビジネスでメールを何十件も処理する方は確実に覚えておきたい機能といえます。

差出人・件名・宛先など必要に応じてフォルダーを振り分けることで業務の効率化につながります。

  • Outlookメールをよく使う方は「フォルダー振り分け設定」が必要不可欠
  • 「フォルダー」タブから必要な分のフォルダーを作成する
  • 「仕分けルールの作成」から差出人や件名に応じた振り分け設定を作成する

本サイトではOutlookにおけるハイパーリンクの挿入方法も紹介しています。

(Visited 64 times, 1 visits today)

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 が付いている欄は必須項目です

20 + 5 =