ビジネスメールで欠かせない署名の設定方法とデザインテンプレート【コピペOK】

ビジネスメールで欠かせない署名の設定方法とデザインテンプレート【コピペOK】

署名の重要性

ビジネスメールでは本文の後に送信者の氏名や電話番号などの情報を記載します。

この情報を「署名(Signature)」といいます。

署名は送信者が何者なのかを伝える大切な証明書です。

電話番号や住所などを記載することで名刺の役割もこなします。

署名はなんとなく書くだけでなく、内容を丁寧に作り込むことで相手との信頼関係構築にも役立ちます。

署名に必要な項目

署名に記載する項目は以下の通りです。

  • 会社名
  • 所属部署名
  • (役職)
  • 氏名
  • 住所
  • 電話番号
  • (FAX番号)
  • メールアドレス
  • (WebサイトURL)

役職やFAX番号、WebサイトURLはある場合のみ記載します。

基本的には上記順番で書きますが、氏名が先頭に来る場合もあります。

この他にも用途に合わせてSNSアカウントや自社製品のPR、学生であれば学籍番号や研究室名を記載することもあります。

署名デザインテンプレート

署名のデザインを「シンプル・万能」、「おしゃれ・華やか」の2ジャンルで用意しました。

シンプル・万能

どんな場面でも使える落ち着いた雰囲気の署名です。

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株式会社 〇〇〇〇
〇〇部〇〇課 氏名
〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇
TEL:00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email:×××××××@×××××.com
URL: https://×××××.com
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株式会社 〇〇〇〇
〇〇部〇〇課 氏名
〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇
TEL:00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email:×××××××@×××××.com
URL: https://×××××.com
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株式会社 〇〇〇〇
〇〇部〇〇課 氏名
〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇
TEL:00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email:×××××××@×××××.com
URL: https://×××××.com
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株式会社 〇〇〇〇
〇〇部〇〇課 氏名
〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇
TEL:00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email:×××××××@×××××.com
URL: https://×××××.com
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 株式会社 〇〇〇〇
 〇〇部〇〇課 氏名
 〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇
 TEL:00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
 Email:×××××××@×××××.com
 URL: https://×××××.com
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おしゃれ・華やか

ちょっと柔らかい雰囲気を出すことができる署名を紹介します。

相手に印象付けたい場合などに便利です。

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株式会社 〇〇〇〇
〇〇部〇〇課 氏名
〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇
TEL:00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email:×××××××@×××××.com
URL: https://×××××.com
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株式会社 〇〇〇〇
〇〇部〇〇課 氏名
〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇
TEL:00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email:×××××××@×××××.com
URL: https://×××××.com
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■■■ 株式会社 〇〇〇〇
■■ 氏名
■ 〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇

 TEL:00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
 Email:×××××××@×××××.com
 URL: https://×××××.com
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+++ 株式会社 〇〇〇〇
++ 氏名
+ 〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇

 TEL:00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
 Email:×××××××@×××××.com
 URL: https://×××××.com
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┏ 株式会社 〇〇〇〇
┏ 〇〇部〇〇課 氏名
┏ 〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇
┏ TEL:00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
┏ Email:×××××××@×××××.com
┏ URL: https://×××××.com
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英語の署名

英語で署名を書く場合の例です。

日本語とは若干順番が変わることが多いです。

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Akari Kamemoto
Technical Development Division
KAMELAB Co., Ltd.
1-1-1 Minato-ku, Tokyo 000-0000
Email: kamelab@example.com
Tel: 000-0000-000
URL: https://kamelab.info
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基本的には日本語だけど時々英語でやり取りをするという方は、相手によって日本語と英語を使い分けるか、日英併記にすると良いでしょう。

署名の設定方法

署名の設定方法は使用するメールソフトによって異なります。

ビジネスの場で一般的なOUTLOOKとGMAILでの署名設定方法を紹介します。

OUTLOOK

Outlookを立ち上げて新規メールを作成し、「挿入」タブの「署名」を選択します。

署名とひな形」ダイアログが表示されます。

新規作成」を選択します。

新しい署名に名前を付けます。

この名前は管理上のものなので、メールには記載されません。

署名の内容を記入します。

完成したら「OK」を選択します。

署名が挿入できるようになりました。

GMAIL

Gmaiを開き、右上にある「設定(歯車マーク)」を選択します。

全般」タブで下にスクロールして「署名」項目から「新規作成」を選択します。

新しい署名に名前を付けます。

管理上の名前なのでメールには記載されません。

署名の内容を記入します。

記入後は下にスクロールして「変更の保存」を選択します。

このステップを忘れると署名が保存されませんのでご注意ください。

メールに署名が挿入できるようになりました。

メールを使いこなしてビジネスコミュニケーションを円滑におこないましょう。

基本的なPCスキルも大切です。

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